Câu hỏi:
Ngày 29/3/2019, tôi có ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất với công ty bất động sản Tuấn Điền Phát tại phòng công chứng Nguyễn Văn Phương, phường Khánh Bình, thị xã Tân Uyên. Do sơ suất tôi có làm mất đi bản hợp đồng chuyển nhượng. Vừa rồi công ty Tuấn Điền Phát thông báo đã có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và yêu cầu có CMND + hộ khẩu và hợp đồng chuyển nhượng để nhận giấy chứng nhận. Do bị mất nên tôi có đến phòng công chứng để xin sao lục. Ngày 8/8/2019, tôi có đến thì bên văn phòng nói nhân viên viên văn thư đi ra ngoài và hẹn tôi sáng mai. Sáng 9/8/2019, tôi đến trình bày khó khăn của mình thì bên văn phòng tỏ ra thái độ không giúp đỡ và kêu tôi về Ủy ban xã xin xác nhận cớ mất để được xem xét và giải quyết. Xin hỏi văn phòng đã làm đúng quy trình chưa? Và trường hợp như tôi thì nên làm như thế nào để được giải quyết. Xin cảm ơn.

Trả lời:
Ngày 21/8/2019, Sở Tư pháp đã ban hành Công văn số 1544/STP-BTTP yêu cầu Văn phòng công chứng Nguyễn Văn Phương báo cáo giải trình vụ việc. Ngày 24/8/2019, Văn phòng công chứng Nguyễn Văn Phương có Báo cáo số 03/BC-VPCC giải trình vụ việc. Đồng thời, để xác minh, làm rõ nội dung phản ánh, kiến nghị, ngày 29/8/2019, Sở Tư pháp đã có buổi làm việc với Văn phòng công chứng Nguyễn Văn Phương và ông Nguyễn Anh Dư. Tại buổi làm việc, ông Nguyễn Văn Phương - Trưởng Văn phòng công chứng Nguyễn Văn Phương đã giải thích quy trình cấp bản sao văn bản công chứng cho ông Nguyễn Anh Dư được biết. Theo đó, việc cấp bản sao văn bản công chứng được thực hiện theo quy định tại Điều 65 Luật Công chứng năm 2014: “1. Việc cấp bản sao văn bản công chứng được thực hiện trong các trường hợp sau đây: a)    Theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền trong các trường hợp được quy định tại khoản 3 Điều 64 của Luật này; b)    Theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng. 2. Việc cấp bản sao văn bản công chứng do tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản chính văn bản công chứng đó thực hiện”. Sau khi nhận được Công văn số 1544/STP-BTTP của Sở Tư pháp, Trưởng Văn phòng đã tổ chức họp toàn thể Văn phòng để rà soát, kiểm tra lại thông tin phản ánh. Bên cạnh đó, Trưởng Văn phòng công chứng Nguyễn Văn Phương cũng ghi nhận, cảm ơn phản ánh, kiến nghị của ông Nguyễn Anh Dư và sẽ có biện pháp chấn chỉnh đến tất cả các nhân viên trong Văn phòng về thái độ, quy trình tiếp người yêu cầu công chứng. Hiện tại, ông Dư đã nhận được Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, không còn yêu cầu cấp bản sao văn bản công chúng, vì vậy ông Dư xin rút phản ánh, kiến nghị. Cũng tại buổi làm việc, Sở Tư pháp đã yêu cầu Trưởng Văn phòng công chứng Nguyễn Văn Phương tiếp tục quán triệt đến các nhân viên trong Văn phòng về thái độ, quy trình tiếp người yêu cầu công chứng, việc hướng dẫn bổ sung hồ sơ hoặc từ chối yêu cầu công chứng phải bằng văn bản để tránh trường hợp người dân phải đi lại nhiều lần.