Theo quy định tại Điều 9 Nghị định số 158 thì khi đăng ký hộ tịch, nếu cán bộ Tư pháp hộ tịch xã, phường, thị trấn hoặc cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh hoặc cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp không biết rõ về nhân thân hoặc nơi cư trú của đương sự, thì yêu cầu xuất trình các giấy tờ sau đây để kiểm tra:
- Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu của người đi đăng ký hộ tịch để xác định về cá nhân người đó;
- Sổ hộ khẩu, Giấy chứng nhận nhân khẩu tập thể hoặc Giấy đăng ký tạm trú có thời hạn (đối với công dân Việt Nam ở trong nước); Thẻ thường trú, Thẻ tạm trú hoặc Chứng nhận tạm trú (đối với người nước ngoài cư trú tại Việt Nam) để làm căn cứ xác định thẩm quyền đăng ký hộ tịch theo quy định của Nghị định này.
Như vậy, trong những trường hợp mà cán bộ làm công tác đăng ký hộ tịch biết rõ về nhân thân hoặc nơi cư trú của đương sự, thì không cần xuất trình các giấy tờ trên.